La videoconferencia permite a las personas interaccionar a distancia y facilitar a los interlocutores el intercambio de ideas e información como si estuviesen en la misma sala. Esto permite que aumente la productividad, porque ya no es necesario esperar la llegada de correos electrónicos, faxes o mensajeros. En resumen, la videoconferencia acerca a las personas.

En numerosos sectores industriales, este sistema de comunicación mejora la productividad y facilita la toma de decisiones, al tiempo que reduce los costes de explotación de las empresas.

Entre sus ventajas más obvias quizá se encuentre la reducción de los gastos de viaje. Al eliminar la necesidad de tomar un avión o un coche para asistir a todo tipo de reuniones, a veces de escasa duración, las compañías pueden destinar sus presupuestos de viaje a fines más productivos.